Вы или ваши менеджеры раз в неделю или две составляете график смен. Нужно узнать пожелания сотрудников, распределить людей по дням и филиалам, проверить, хватает ли сотрудников на каждой смене. Если кто-то меняет планы, часть графика приходится собирать заново.
Автогенерация сокращает эту ручную работу: вы задаёте условия и шаблоны смен, а распределение получаете в виде готового математически выверенного черновика без накладок.
Почему график долго составлять вручную
Чаще всего процесс составления расписания на неделю выглядит как цепочка из пяти обязательных шагов:
Собрать пожелания сотрудников
Кто и когда может выйти, кто учится, кто берёт отгул. Это часы переписок в личке и потерянных сообщений в общем чате точки.
Определить потребность в людях на каждый день
Сколько человек требуется на каждый день недели и на каждую смену: утреннюю, вечернюю и в пиковые часы наплыва клиентов.
Распределить сотрудников с учётом ролей
Кассиры, бариста, старшие смены, стажёры. Нельзя поставить двух новичков в одну смену без опытного наставника.
Проверить накладки и пересечения смен
Убедиться, что все смены закрыты, а один и тот же сотрудник случайно не оказался назначен на две точки или пересекающиеся часы.
Передать график команде и снова всё переделывать
Отправить скриншот таблицы в чат — и начинать заново, когда у кого-то из сотрудников внезапно меняются планы.
«Каждый пункт по отдельности кажется простым. Время уходит на их сочетание. Стоит поменять назначение одного сотрудника — и нужно снова смотреть, кто закроет его прежнюю смену и не возникнет ли пересечение в другом месте.»
Ручное сведение в Excel vs Автогенерация в Ordy
Когда сеть вырастает от 2 филиалов и 8 сотрудников, таблица в Excel перестаёт справляться с комбинаторикой:
Хаос пожеланий в Telegram и стикеры
Десятки сообщений в личке и чатах. Кто-то передумал, кто-то написал в полночь. Просьбы теряются, начинаются взаимные обиды и споры.
Самостоятельная отметка недоступности
Сотрудники сами отмечают дни учёбы или отдыха в приложении. Алгоритм учитывает их ограничения автоматически при расчёте.
Ручной подбор ролей и риск перекоса
Приходится держать в голове, кто старший, а кто стажёр, чтобы случайно не поставить на точку двух новичков без наставника.
Автоматический баланс опыта и ролей
Правило ролей заложено в алгоритм: в каждой смене гарантированно оказывается хотя бы один старший сотрудник.
Опасность задвоений между филиалами
Когда сотрудник перемещается между точками, при ручном сведении таблиц легко случайно поставить его в два филиала одновременно.
Единый сквозной расчёт по всей сети
Система видит занятость сотрудника по всем филиалам сразу. Назначить человека на две точки в одно время физически невозможно.
2–4 часа каждую неделю на переделки
Постоянный перебор ячеек в Excel, ручной пересчёт часов и полная переделка расписания после первого же внезапного больничного.
2 секунды на расчёт + 2 минуты на проверку
Алгоритм за секунды формирует готовый черновик без накладок. Управляющий только проверяет результат и вносит точечные корректировки.
Скриншот таблицы в чат и неразбериха
Сотрудники выискивают свои фамилии в мелких ячейках с экрана телефона, путают даты и бесконечно переспрашивают в чате.
Персональный пуш в мобильное приложение
Каждый видит персональный календарь своих смен в смартфоне с точным временем, адресом точки и напоминанием за день до выхода.
Какую часть работы берёт на себя автогенерация
Для составления графика в Ordy вы задаёте шаблоны смен, роли сотрудников и нужное количество людей на каждый день. При генерации алгоритм сопоставляет доступность и пожелания команды. Период можно выбрать от 1 до 30 дней.
Реальный пример из практики: распределение смен на среду
На среду нужны два человека в утреннюю смену и один в вечернюю. Один сотрудник не может работать вечером, другой предпочёл бы выйти утром.
Вместо того чтобы вручную перебирать назначения в блокноте, управляющий нажимает кнопку генерации и получает черновик графика с учётом заданных условий: утреннее пожелание учтено, вечерняя смена закрыта старшим сотрудником.
А если сотрудники работают в разных филиалах?
Не каждая команда разделена на постоянные составы по точкам. Сегодня сотрудник выходит в одном филиале, а через несколько дней — в другом.
Для такой команды можно сформировать график сразу для всех филиалов сети. При автогенерации учитываются смены каждого сотрудника: если Иван назначен на смену в одном филиале, на то же время его не поставят в другом.
Управляющему не приходится сначала собирать отдельное расписание для каждой точки, а затем сводить их вместе и искать накладки.
Что остаётся управляющему
Автогенерация готовит черновик. Управляющий просматривает его перед публикацией: все ли смены закрыты, учтены ли договорённости с сотрудниками, подходит ли распределение команде.
Так время тратится на проверку и необходимые точечные изменения, а не на составление каждого назначения с нуля. Насколько быстрее получится подготовить график, зависит от размера команды, числа филиалов и условий работы — но в среднем экономится от 3 до 6 часов в месяц.
Как команда узнаёт о сменах
Когда график готов, управляющий нажимает «Опубликовать». Сотрудники моментально получают пуш-уведомление и видят свои смены в мобильном приложении.
В результате пожелания команды, условия для смен и готовое расписание оказываются в одном процессе. Управляющему остаётся проверить черновик и вовремя показать график тем, кто по нему будет работать.
Соберите черновик графика за 2 минуты
Задайте шаблоны смен, укажите пожелания команды и получите готовое расписание для всех филиалов без ручного сведения и накладок.